Reglement rondzenddienst

INLEIDING

Artikel 1

De Eindhovense Filatelisten vereniging, hierna te noemen E.F.V.,, stelt haar leden in de gelegenheid rondzendboekjes met postwaarden in te leveren bij het hoofd rondzenddienst. Deze controleert de boekjes en laat deze na goedkeuring circuleren onder de leden die zich hebben aangemeld voor deelname aan de rondzenddienst. Het hoofd rondzenddienst heeft de bevoegdheid boekjes te weigeren.

ORGANISATIE

Artikel 2

Door het bestuur is het werkgebied van de rondzenddienst ingedeeld in rayons, die zijn opgesplitst in meerdere secties. Een sectie bestaat uit een geografisch homogeen gespreide groep deelnemers. Nader gespecificeerd is de organisatie als volgt:

1.     Het hoofd rondzenddienst heeft de algemene leiding. Zijn taak en bevoegdheden zijn vastgelegd in artikel 22 van het huishoudelijk reglement.
2.     Binnen elk rayon regelt een door het bestuur aangestelde coördinator de distributie van de rondzen­dingen. Zij ontvangen de voor het hoofd rondzend­dienst bestemde gelden van hun sectiehoofden en dragen die gelden af aan hem. De coördinatoren zijn belast met de regelmati­ge aanvoer van rondzen­dingen ten behoeve van de sectieleiders.
3.     De sectieleiders regelen de distributie van de rondzendingen in hun sectie. Zij zorgen tevens voor de inning van de gelden die de deelnemers in hun sectie wegens uitname verschuldigd zijn en dragen die af aan hun coördinator.
4.     Sectieleiders worden door het hoofd rondzenddienst aangesteld.

INZENDERS EN INZENDINGEN

Artikel 3

De postwaarden behoren te worden ingezonden in zogenaamde rondzendboekjes. Een vastgesteld model is er niet, maar de maximaal toegestane afmeting is 255 x 165 mm.

De inzender neemt alle verantwoordelijkheid op zich ten aanzien van de papierkwaliteit van de rondzendboekjes, in het bijzonder voor wat betreft de sterkte van de omslag.

Artikel 4

Rondzendboekjes moeten verder aan de volgende voorwaarden voldoen:

1.     Op de kaft moet worden vermeld:

        a.  de naam van de gehanteerde catalogus;
        b. een globale indicatie van de inhoud;
        c.  het totaalbedrag van de inhoud.

2.     De bladzijden moeten doorlopend genummerd zijn en mogen slechts aan één kant post­waarden bevatten
3.     Per te verkopen postwaarde moet het catalogusnummer, de status (postfris, ongebruikt, gebruikt etc.) en de vraagprijs in euro worden vermeld.
4.     Per bladzijde dient het totaal van de vraagprijzen op de daartoe aangege­ven plaats te worden vermeld.
5.     Eventuele beschadigingen of andere gebreken moeten duidelijk worden aangegeven.
6.     De inhoud dient gegroepeerd per land en chronologisch (op catalogusnummer) te worden gerangschikt.

Artikel 5

Ter voorkoming van verduistering wordt aanbevolen van waardevolle postwaarden ook fotokopieë­n in het rondzendboekje op te nemen en van gebruikte postwaarden de stempels op het papier van het rondzendboekje door te trekken. Gebruikte postwaarden dienen zodanig in het rondzendboekje te zijn bevestigd dat een nader onderzoek door belangstellenden op eenvoudige wijze kan geschieden. Het aanbieden van zakjes met verschillende inhoud, anders dan complete series, is ter vermij­ding van verduistering niet toegestaan.

Artikel 6

Inzendingen die naar het oordeel van het hoofd rondzenddienst niet op belangstelling van de deelnemers kunnen rekenen, te hoog zijn geprijsd, of die beschadigde en/of vuile postwaarden bevatten, kunnen worden geweigerd.

Bij constatering van bijvoorbeeld beschadigde postwaarden, nadrukken, minderwaardige stempels of welwillendheidsstem­pels en dergelijke kan het hoofd rondzenddienst door middel van een bijschrift in het rondzendboekje de aandacht hierop vestigen. Dit kan in een later stadium ook geschieden door de coördinatoren en sectieleiders. Deelnemers is dit verboden.

Artikel 7

Wanneer in een rondzendboekje falsificaten worden aangetroffen, vervallen deze aan de falsificatenverzameling van de E.F.V. De E.F.V. is hiervoor geen tegenprestatie verschuldigd aan de betrokken inzender. Bij meningsverschillen over falsificaten is de inzender gerechtigd een contra-expertise te laten verrichten. Mocht hieruit blijken dat de postwaarden echt zijn dan komen de kosten van de desbetreffende expertise voor rekening van de E.F.V.

Artikel 8                                                              

Als na verloop van tijd de uitnamen naar het oordeel van de coördinatoren zodanig zijn dat de inhoud van het rondzendboekje voor de deelnemers niet meer interessant is geworden, kan het desbetreffende rondzendboekje aan de circulatie worden onttrokken en bij het hoofd rondzenddienst worden ingeleverd.

Inzenders hebben het recht op elk moment één of meer van hun ingezonden rondzendboekjes terug te vragen aan het hoofd rondzenddienst. Deze zal de desbetreffende rondzendboekjes na terug­komst uit de sectie waarin ze circuleerden na inlevering bij de coördinaor zo snel mogelijk aan de eigenaar doen toekomen.

Artikel 9

Het hoofd rondzenddienst betaalt de opbrengst van de uitgenomen postwaarden uit aan de betrokken inzender, onder aftrek van de verschuldigde verkoopprovisie en eventuele kosten.

Het bestuur stelt het percentage van de verkoopprovisie over de uitgenomen postwaarden vast.

Artikel 10

De E.F.V. is tegenover de inzenders verantwoordelijk voor de door hen ingeleverde rondzend­boekjes. De E.F.V. is verzekerd voor schade die ontstaat bij verlies van een rondzendboekje binnen het rondzendverkeer. Schade die ontstaat door mogelijke beschadiging of omruiling van postwaarden is voor risico van de inzender. Schade wordt in geen geval vergoed als door de inzender niet alle maatregelen zijn genomen om beschadiging of omruiling tegen te gaan. Die maatregelen betreffen met name de wijze van opplakken en het opvolgen van de voor­schriften die in dit reglement zijn neergelegd. Het bestuur kan in uitzonderingsgevallen een coulanceregeling treffen met de inzender. In geval van een coulanceregeling door het bestuur zal ten hoogste 70 procent van de geprijsde waarde van de desbetreffende postwaarden worden vergoed.

DEELNEMERS EN UITNAME

Artikel 11

Ieder lid dat zijn verplichtingen jegens de E.F.V. nakomt en niet door het bestuur om andere redenen van deelname is uitgesloten, mag aan de rondzenddienst deelnemen, op de voor­waarden zoals die in dit reglement zijn neergelegd.

Nieuwe leden kunnen deelnemen nadat het verschuldigde entreegeld en de contributie door de penning­meester van de E.F.V. zijn ontvangen.

Artikel 12

  1. De deelnemers zijn verplicht gebruik te maken van een nummerstempel van de E.F.V. Dit stempel wordt na betaling van een borgsom door de E.F.V. verstrekt, blijft eigendom van de vereniging en moet bij beëindiging van het deelnemerschap bij het betrokken sectiehoofd worden ingeleverd. Het stempel wordt, mits in goede staat verkerend, onder terug betaling van de betaalde borgsom teruggeno­men.
  2. Deelnemers, voortkomende uit de gefuseerde verenigingen,mogen gedurende een door het bestuur nader vast te stellen tijdvak hun oude stempels blijven gebruiken.
  3. Deelnemers, voortkomende uit de gefuseerde verenigingen, die hun uitnamen parafeerden, zijn verplicht een nieuw nummerstempel van de rondzenddienst aan te schaffen.

Artikel 13

De deelnemers dienen zich zo spoedig mogelijk na ontvangst van een zending te overtuigen van de aanwezigheid van alle rondzendboekjes en van de begeleidende rondzendlijst, alsmede de boekjes te controleren op open vakjes. Worden afwijkingen geconstateerd dan dient de betrokken sectieleider hiervan onmiddellijk op de hoogte te worden gebracht. De sectieleider is verplicht zijn coördinator van de zaak in kennis te stellen. De coördinator en sectieleider nemen noodzakelijke acties.

Artikel 14

Iedere deelnemer is persoonlijk aansprakelijk voor de in zijn bezit zijnde rondzendboekjes die hij van zijn voorganger op de rondzendlijst heeft ontvangen tot het moment waarop deze aan een andere deelnemer zijn overgedragen. Deze aansprakelijkheid strekt zich ook uit tot handelingen die mogelijk door derden met of in deze rondzendboekjes worden gepleegd.

Artikel 15

De deelnemers dienen elk vakje waaruit zij een postwaarde nemen duidelijk leesbaar van hun stempelafdruk te voorzien.

Artikel 16

Een deelnemer die een of meer postwaarden beschadigt, is verplicht deze uit het rondzendboek­je te nemen en de genoteerde prijs daarvan te betalen. Indien de gehele zending door de schuld van een deelnemer verloren gaat en de waarde van de uitnamen van de andere deelnemers niet meer valt vast te stellen, is de schuldige deelnemer aansprakelijk voor het totaalbedrag aan niet uitgenomen postwaarden, zoals die op het tijdstip van aanvang van de circulatie in de sectie bekend was. Is de waarde van de uitname wel bekend dan wordt deze in mindering gebracht.

Artikel 17

Omruiling van postwaarden geldt als verduistering en is een strafbaar feit. Het bestuur van de E.F.V. is gerechtigd hiervan aangifte te doen bij het Openbaar Ministerie. Als is gebleken dat een deelnemer zich aan omruiling schuldig heeft gemaakt zal dit in alle gevallen leiden tot ontzet­ting uit het lidmaatschap, waarvan opgave wordt gedaan aan het informatiebureau van de verenigingen waarbij de E.F.V. is aangesloten. De dader blijft verplicht de schade te vergoeden. Iedere deelnemer is verplicht al wat tot ontdekking van veronderstelde verduistering zou kunnen leiden aan zijn sectieleider, één der coördinatoren of het hoofd rondzenddienst te melden.

Artikel 18

De rondzendlijsten worden als regel zodanig ingericht dat de deelnemers een zending volgens toerbeurt als eerste ter inzage ontvangen, tenzij de geografische spreiding van de deelnemers of een andere dwingende reden een afwijkende regeling wenselijk maakt.

Iedere deelnemer mag een zending drie maal 24 uur in bezit houden,  zaterdagen, zondagen en officiële feestdagen niet meegeteld.

Herhaald langer oponthoud kan tot uitsluiting van deelname leiden, dit ter beoordeling van het hoofd rondzenddienst na overleg met de sectieleider.

Invulling van de rondzendlijst door de deelnemers dient nauwkeurig en duidelijk leesbaar te geschieden en betaling van het verschuldigde bedrag wegens uitname dient zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na het doorgeven van de zending plaats te vinden aan de sectieleider.

Artikel 19

Door de sectieleiders kunnen controlekaarten bij de rondzendingen worden gevoegd. De daartoe door de sectieleider uitgenodigde deelnemers zijn verplicht deze controlekaarten, voorzien van hun naam of nummerstempel, aan deze sectieleider te retourneren. De laatste deelnemer op de rondzendlijst brengt de rondzending terug bij de sectieleider.

Artikel 20

Afwezigheid van een deelnemer aan de rondzenddienst dient tijdig, bij voorkeur circa twee weken van tevoren, aan de sectieleider te worden gemeld. Dit om vertragingen zoveel mogelijk te voorkomen.

SLOTBEPALING

Artikel 21

Artikel 38 van het huishoudelijk reglement is op dit reglement van toepassing.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering dd. 15-4-2002.